Civil Service Commission Zanzibar

Responsibilities or duties

• Kuchapa barua, taarifa na nyaraka za kawadia na za siri;
• Kupokea wageni na kuwasikiza shida zao na kuwaelekeza wanapoweza kusaidiwa;
• Kutunza taarifa za kumbukumbu ya matukio, miadi, tarehe za vikao, safari za Mkuu wake na ratiba za kazi zingine;
• Kutafuta majalada na nyaraka zinazohitajika katika utekelezaji wa majukumu ya kazi;
• Kupokea majalada na kusambaza kwa Maofisa waliokatika Idara/Kitengo/Sehemu husika;.
• Kukusanya, kutunza na kuyerejesha majalada na nyaraka sehemu zinazohusika;
• Kupanga dondoo na kufanya maandalizi ya vikao mablimbali;
• Kuandaa orodha ya mahitaji ya vifaa vya ofisi; na
• Kufanya kazi zingine atakazopangiwa na Mkuu wake wa kazi.

Qualifications or requirements

• Kuajiriwa wahitimu wa Kidato cha Nne (Form Four) au Kidato cha Sita (Form Six) wenye Stashahada (NTA Level 6) ya Uhazili (Secretarial Studies).
• Aidha, wawe wamefaulu somo la Hatimkato ya Kiswahili na Kiingereza maneno 100(100.w.p.m) kwa dakika moja na kupata mafunzo ya programu za kompyuta za ofisi kama vile: Word, Excel, Powepoint, Internet, E-mail na Publisher kutoka chuo chochote kinachotambuliwa na Serikali

• Kuchapa barua, taarifa na nyaraka za kawadia na za siri;
• Kupokea wageni na kuwasikiza shida zao na kuwaelekeza wanapoweza kusaidiwa;
• Kutunza taarifa za kumbukumbu ya matukio, miadi, tarehe za vikao, safari za Mkuu wake na ratiba za kazi zingine;
• Kutafuta majalada na nyaraka zinazohitajika katika utekelezaji wa majukumu ya kazi;
• Kupokea majalada na kusambaza kwa Maofisa waliokatika Idara/Kitengo/Sehemu husika;.
• Kukusanya, kutunza na kuyerejesha majalada na nyaraka sehemu zinazohusika;
• Kupanga dondoo na kufanya maandalizi ya vikao mablimbali;
• Kuandaa orodha ya mahitaji ya vifaa vya ofisi;
• Kufanya kazi zingine atakazopangiwa na Mkuu wake wa kazi.

• Typing
• Secretarial Studies
• Computer proficiency (Word, Excel, PowerPoint, Internet, Email, Publisher)
• Swahili
• English (100 w.p.m.)

• Form Four or Form Six certificate
• NTA Level 6 in Secretarial Studies
• Pass in Swahili and English (100 w.p.m.)
• Training in office computer programs (Word, Excel, PowerPoint, Internet, Email, Publisher) from a government-recognized institution