Duties and Responsibilities

• Kuchapa barua, taarifa na nyaraka za kawaida na za Siri;
• Kupokea wageni na kuwasikiliza shida zao na kuwaeleza wanapoweza kusaidiwa;
• Kutunza taarifa za kumbukumbu ya matukio, miadi, tarehe za vikao, safari za Mkuu wake na ratiba za kazi zingine;
• Kutafuta majalada na nyaraka zinazohitajika katika utekelezaji wa majukumu ya kazi;
• Kupokea majalada na kusambaza kwa maofisa walio katika Idara / Kitengo/ Sehemu husika, Kukusanya, kutunza na kuyarejesha majalada na nyaraka sehemu zinazohusika;
• Kupanga dondoo na kufanya maandalizi ya vikao mbalimbali;
• Kuandaa orodha ya mahitaji ya vifaa vya Ofisi;
• Kufanya kazi zingine atakazopangiwa na Mkuu wake wa kazi.

Qualifications

Kuajiriwa mwenye Elimu ya Kidato cha Nne au Sita mwenye Stashahada (Diploma) ya Uhazili au cheti cha NTA Level 6 ya Uhazili. Aidha, awe amefaulu somo la Hatimkato ya Kiswahili na Kiingereza maneno100 kwa dakika moja na kupata program za Kompyuta za ofisi kama vile: Word, Excel, Powerpoint, internet, email na Publisher kutoka chuo chochote kinachotambuliwa na Serikali.

• Kuchapa barua, taarifa na nyaraka za kawaida na za Siri;
• Kupokea wageni na kuwasikiliza shida zao na kuwaeleza wanapoweza kusaidiwa;
• Kutunza taarifa za kumbukumbu ya matukio, miadi, tarehe za vikao, safari za Mkuu wake na ratiba za kazi zingine;
• Kutafuta majalada na nyaraka zinazohitajika katika utekelezaji wa majukumu ya kazi;
• Kupokea majalada na kusambaza kwa maofisa walio katika Idara / Kitengo/ Sehemu husika, Kukusanya, kutunza na kuyarejesha majalada na nyaraka sehemu zinazohusika;
• Kupanga dondoo na kufanya maandalizi ya vikao mbalimbali;
• Kuandaa orodha ya mahitaji ya vifaa vya Ofisi;
• Kufanya kazi zingine atakazopangiwa na Mkuu wake wa kazi.

• Typing
• Reception
• Record Keeping
• File Management
• Meeting Preparation
• Office Supply Management
• Computer Proficiency (Word, Excel, PowerPoint, Internet, Email, Publisher)
• Swahili
• English (100 words per minute)

• Form IV or Form VI education
• Diploma in Secretarial Studies or NTA Level 6 Certificate in Secretarial Studies
• Pass in Kiswahili and English (100 words per minute)
• Proficiency in computer office programs (Word, Excel, PowerPoint, Internet, Email, Publisher) from a government-recognized institution.